(Действующий) МИ СМК 82.19.13 Инструкция по работе с проектной документацией...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

МИ СМК 82.19.13 Инструкция по работе с проектной документацией

РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» _______ 20__г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана для установления единого порядка управления проектной и технической системой документации в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.
1.2. Требования Инструкции обязательны для исполнения инженером по научно-технической информации (далее Инженер по НТИ), в функции которого входит прием, обработка, хранение и работа с документами проектной и технической системы документации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с проектной и технической системой документации независимо от вида носителя информации.

2. ПРИЕМ, ПРОВЕРКА И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1. Прием и проверка проектной и технической документации

2.1.1. Прием и проверка проектной и технической документации осуществляется централизованно в Архиве Инженером НТИ.
2.1.2. Передающая сторона должна передать Инженеру по НТИ проектную и техническую документацию по подписанному со своей стороны Акту приема-передачи Приложение А, составленного в двух экземплярах или сопроводительным письмом.
2.1.3. Инженер по НТИ при приеме документов должен в присутствии Передающей стороны проверить наличие на документах реквизитов указанных в Приложении Б соответствует сдаваемый документ.
2.1.3.1. При отсутствии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер по НТИ должен вернуть документы передающей стороне.
2.1.3.2. При наличии необходимых реквизитов и отметок на документе Инженер по НТИ должен сверить наличие передаваемых документов с указанными в Акте приема-передачи:
а) при отсутствии в Акте передаваемого документа, в свободной колонке Акта проставляется наименование отсутствующего документа;
б) при наличии в Акте наименования отсутствующего документа, проставляется отметка об отсутствии документа в перечне.
2.1.4. Инженер по НТИ после проверки должен подписать Акт приема-передчи и один экземпляр Акта вернуть Передающей стороне.

2.2.Обработка документов

2.2.1. Инженер по НТИ после приема и проверки проектной документации должен в течение 3 (трех) рабочих дней:
- отсканировать документ, файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием документа;
- создать электронную карточку документа в соответствующем разделе в информационной системе (ИС), заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа;
- вложить в созданную карточку скан документа;
- после уведомления менеджером по проектированию сотрудника Архива о замене проекта или отдельных листов, сканированный документ заносится в уже существующую карточку в раздел «История изменений», где менеджером по проектированию устанавливается цикл согласования проекта, в который входят в том числе руководитель ИСП и бенефициар. Более ранний проект/лист, находящийся в карточке, аннулируется;
- после уведомления менеджером по проектированию сотрудника Архива о переносе завершенного документа в раздел «общий», документ переводится в статус "архивный".
2.2.2 Занесенные в базу документы раскладываются в хранилище. Проектная документация раскладываются по объектам.

3. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Организация архивного хранения документов осуществляется в соответствии с требованиями документа «Основные правила работы архивов организаций», одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Документ, являющийся неотъемлемой частью основного документа (изменение к проекту и т.д.), подшивается и хранится совместно с основным документом. Срок хранения в данном случае определяется с даты последнего дополнения, если иной срок действия не оговаривается.
3.2 Хранение и формирование в дела технической документации осуществляется в Архиве.
3.3 Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделении документов к уничтожению производится по истечении срока хранения документа, указанному в Номенклатуре дел.
3.4 Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании Экспертной комиссии, которая проводит экспертизу ценности документов. В состав Экспертной комиссии входят представители организации-владельца документации, Инженер по НТИ и других компетентных лиц в зависимости от вида документа.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А Форма Акта приема-передачи исходных данных, исполнительной и технической документации

(обязательное)
Форма Акта приема-передачи исходных данных, исполнительной и технической документации
от «____» __________ 20__ г.
_________________________________ в лице директора ________________________ передает, а _________________ в лице __________ принимает на хранение следующую документацию:
№ п/пНаименование документа (№, дата)ОбъектКол-во экз.Примечание
1
2
Передал: Принял:
Инженер по НТИ
______________/___________ _____________/_______________
Дата

Приложение Б Реквизиты для проектной документации

(обязательное)
Реквизиты для проектной документации
Наименование документа
Реквизиты
Печать (наличие, какой организации)
Подпись
(наличие, представителя какой организации)
Кол-во экземпляров
Наличие электронного носителя
Другие
реквизиты
ПроектНе обязательноДА (ГИП или ГАП)Суммарно 4 (может выдаваться единичными экземплярами)ДАНаименование проектной организации, шифр проекта, объект
ИзменениеНе обязательноДА (ГИП или ГАП)До 4Не обязательноНаименование проектной организации, шифр проекта, объект
СогласованиеНе обязательноДА (ГИП, или ГАП, или согласующей организации)От 1нетНаименование согласующей организации, объект согласования
КорректировкиНе обязательноДА (ГИП или ГАП)Суммарно 4 (может выдаваться единичными экземплярами)ДАНаименование проектной организации, шифр проекта, объект
Прочие документыНе обязательноДАОт 1Не обязательно---