(Действующий) СТО МИ пользователя «Настройка рассылки отчетов в 1С: ЗиУП 3.1»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Настройка рассылки отчетов в 1С: ЗиУП 3.1»

Описание

В данной инструкции описан процесс по настройке рассылки отчетности в 1С: ЗиУП 3.1 личным письмом в СЭД Lotus Notes.

Справочник «Учетные записи электронной почты»

В справочнике «Учетные записи электронной почты» хранятся данные почтового сервера, используемого для рассылки. На рисунке 1 представлен пример элемента справочника с настройками для рассылки писем в СЭД Lotus Notes.
Важно!
Учетная запись Лотус используется только для отправки писем пользователям в СЭД Lotus Notes.
Учетная запись Лотус.
815 × 739 пикс.     Открыть в новом окне Учетная запись Лотус.

Справочник «Рассылки отчетов»

Справочник «Рассылки отчетов» предназначен для подготовки рассылки с целью автоматического формирования отчетов и доставки сформированных отчетов получателям.
Справочник расположен в подсистеме "Выплаты". Внешний вид отчета представлен на рисунке 2.
Справочник "Рассылки отчетов".
1209 × 309 пикс.     Открыть в новом окне Справочник "Рассылки отчетов".
По реквизитам «Вид рассылки», «Ответственный за рассылку» и «Отчет» осуществляется фильтрация отчетов.

Создание новой рассылки

Для создания новой рассылки отчетов необходимо нажать кнопку «Создать» (рисунок 3).
Создание рассылки.
739 × 309 пикс.     Открыть в новом окне Создание рассылки.
В открывшейся форме заполняются следующие данные:
  • Наименование – наименование рассылки,
  • Флаг «Подготовлена» – для рассылки флажок должен быть установлен,
  • Отправлять – выбор значения из списка:
    • Отчеты указанным получателям – необходимо заполнить список получателей, каждый из получателей получит все сформированные отчеты,
    • Свой отчет для каждого получателя – позволяет указать отбор по получателю, получатель получит только свой отчет,
    • Только мне (личная рассылка автора) – отчет будет направлен автору рассылки,
Важно!
Рассылка будет выполнена на электронный адрес пользователя, а не физического лица.
  • Получатели – необходимо указать тип получателя «Пользователи» или «Физические лица», значение указывает на справочник, из которого будет подтягиваться контактная информация; недоступно, если выбран тип рассылки – «Только мне (личная рассылка автора)» (рисунок 4),
Тип получателей.
1068 × 333 пикс.     Открыть в новом окне Тип получателей.
  • Почтовый адрес – список адресов электронной почты пользователя; реквизит отображается, если выбран тип рассылки «Отправлять мне (личная рассылка автора)» (рисунок 5),
Почтовый адрес.
1067 × 371 пикс.     Открыть в новом окне Почтовый адрес.
  • Вкладка «Отчеты» – указывается список отчетов и их настроек,
    • Табличная часть «Отчеты» – для добавления отчета необходимо нажать кнопку «Подобрать», в открывшейся форме отчеты сгруппированы по разделам, после выбора нужного отчета необходимо нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 6),
Выбор отчетов для рассылки.
1068 × 576 пикс.     Открыть в новом окне Выбор отчетов для рассылки.
    • В табличной части «Настройки отчета» указывается список параметров для формирования отчета (рисунок 7),
Настройки отчета.
1029 × 333 пикс.     Открыть в новом окне Настройки отчета.
Если вид рассылки «Свой отчет для каждого получателя», то в настройках отчета можно выбрать получателя рассылки (рисунок 8), в этом случае будут сформированы отчеты для каждого получателя рассылки,
Указать получателя рассыкли как параметр формирования отчета.
1068 × 763 пикс.     Открыть в новом окне Указать получателя рассыкли как параметр формирования отчета.
  • Вкладка «Расписание» – заполняется информация для автоматической рассылки, а также ответственный; для выполнения рассылки по расписанию необходимо установить флажок «Выполнять по расписанию», если флажок не установлен, то будет доступна только ручная рассылка (рисунок 9),
Вкладка "Расписание".
947 × 327 пикс.     Открыть в новом окне Вкладка "Расписание".
  • Вкладка «Доставка (эл. почта)» – отображаются основные параметры письма:
    • Если выбран вид рассылки «Отчеты указанным получателям», то возможна публикация отчетов в папке 1С, в сетевой каталог или на ftp-сервер (рисунок 10),
Публикация отчета.
1054 × 207 пикс.     Открыть в новом окне Публикация отчета.
    • Получатели рассылки – необходимо выбрать получателей, нажав на ссылку «Укажите получатетелей».
В открывшейся форме необходимо выбрать тип почтового адреса и заполнить табличную часть получателей рассылки, нажав на кнопку «Подбор», в результате откроется справочник «Физические лица» или «Пользователи» в соответствиии с выбранным типом получателей (рисунок 11),
Получатели рассылки.
841 × 455 пикс.     Открыть в новом окне Получатели рассылки.
Для заполнения списка получателей сотрудниками организации необходимо выбрать организацию и нажать кнопку «Заполнить сотрудниками», в список подтянутся сотрудники организации с соответствующими почтовыми адресами Lotus, в сообщение отобразится список пользователей, у которых адрес электронной почты Лотус не заполнен (рисунок 12).
Список получателей - сотрудников организации.
754 × 718 пикс.     Открыть в новом окне Список получателей - сотрудников организации.
    • От – указывается учетная запись электронной почты, с использованием параметров которой будет выполнена рассылка,
    • Тема – тема письма,
    • Текст – текст письма,
В теме и тексте письма есть возможность использовать параметры, для этого необходимо выбранный параметр заключить в квадратные скобки, список параметров доступен по нажатию на кнопку «Параметр» (рисунок 13):
Параметры рассылки.
408 × 383 пикс.     Открыть в новом окне Параметры рассылки.
  • Вкладка «Дополнительно»:
    • Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) – выбор формата отчета по умолчанию (рисунок 14),
Форматы отчета.
600 × 417 пикс.     Открыть в новом окне Форматы отчета.
    • Табличная часть со списком отчетов, а также форматом каждого отчета – по умолчанию указан формат, выбранный в реквизите «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)»,
    • Флажок «Отправлять пустой» – отчет будет отправлен, даже если пустой,
    • Флажок «Транслитерировать имена файлов»,
    • Флажок «Архивировать в ZIP» – отчеты перед отправлением будут архивироваться,
    • Флажок «Отправлять письма через скрытые копии» – если флажок установлен, то получатели увидят только свой адрес и не увидят список остальных получателей.
После заполнения всех данных необходимо сохранить рассылку.

Выполнение рассылки

Рассылка отчетов осуществляется автоматически в соответствии с указанным расписанием.
Ручная рассылка осуществляется по нажатию кнопки «Выполнить сейчас», которая доступна в форме списка и в карточке элемента справочника «Рассылки отчетов» (рисунок 15).
Ручная рассылка.
1060 × 293 пикс.     Открыть в новом окне Ручная рассылка.