(Действующий) СТО МИ пользователя «Заявки по услугам»...

Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Вы только попробуйте! Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО МИ пользователя «Заявки по услугам»

Описание системы

Система предназначена для осуществления деятельности по работе с заявками по услугам. В системе можно отслеживать ход согласования и исполнения заявок по услугам.
В инструкции описана работа с заявками по услугам в СЭД Lotus и в программе 1С: Предприятие.
В СЭД Lotus описана предварительная настройка заявок; создание и настройка услуг; создание и работа с заявками; формирование отчетов по созданным заявкам; описание видов, этапов и статусов заявок; настройка доступа к заявкам; Регулярно-оказываемые услуги
Заведение регулярно-оказываемых услуг.
В 1С: Предприятие осуществляется работа со справочниками: Справочник «Управления/отделы организаций», Справочник «Заявки Лотус»; Регистр сведений «Настройка услуг по объектам 1С». Доступны обработки: Обработка «Изменить договор в заявках», Обработка «Групповое изменение некорректных договоров в заявках», Обработка «Генерация актов по оказанным услугам» и формирование отчета по расшифровке состава услуг по актам.

Работа с заявками по услугам в СЭД Lotus

Настройка БД «Заявки»

Права доступа

Всем пользователям базы (кроме администраторов) раздать права Authors, в т.ч. DraftReader. Поставить флажок Create Documents.
Пользователи с ролью [editAll] имеют следующие возможности:
  • Видеть и редактировать ВСЕ ДОКУМЕНТЫ,
  • Создавать и редактировать настройки услуг,
  • Отклонять карточки регулярно оказываемых услуг (см.
  • Другие статусы заявок).
Также необходимо установить роль LocalDomainServers.
Пользователям, входящим в группу «LocalDomainAdmins», доступны следующие действия:
  • Ручная выгрузка регулярно-оказываемых услуг,
  • Удаление ошибочных заявок только в документах «Обычных заявок» (то есть не по регулярно-оказываемым услугам).
Пользователям с ролью [readAll] доступен запуск отчетов по выгрузке заявок и регулярно-оказываемых услуг.
Обычный пользователь видит заявку, если он:
  • Автор,
  • Руководитель заказчика,
  • Участвовал в согласовании документа,
  • Контролер,
  • Исполнитель,
  • Ему пересылалась заявка через кнопку «Обработать»,
  • Он добавлен в доступ вручную.

Настройка создания заявки без договора

Для базы заявок имеется признак, установка которого отвечает за разрешение создавать заявки без договора.
Доступ к данной настройке имеют лица, обладающие административными правами на базу.
Перейти к настройке можно через Главное меню → Действия → Сервис\Опции (рисунок 1).
619 × 127 пикс.     Открыть в новом окне
Для запрета создания заявок без договора нужно снять данный флажок.

Определения

Услуга – совокупность мероприятий и действий, которая может быть оказана заказчику организацией.
Карточка услуги – документ, в котором указаны основные параметры услуги, а также указаны контролеры и исполнители услуги по управлениям/отделам, сопутствующие услуги (если есть), настройки бизнес-процессов и дополнительные поля, предлагаемые для заполнения заказчику при создании заявки по данной услуге.
Настройки услуги – исполнители, контролеры, сопутствующие услуги, дополнительные поля и настройка бизнес-процесса в карточке услуги.
Сопутствующая (детальная) услуга – услуга, которая должна или может быть выполнена вместе с некоторой заданной услугой и указанная в настройках услуги.
Комплексная услуга – услуга, вместе с которой может быть выполнена совокупность сопутствующих услуг.
Заявка – создаваемый заказчиком документ-требование выполнить услугу организации. В заявке присутствуют стадии выполнения, характеризующие её жизненный цикл.
Комплексная заявка – заявка, созданная на основе комплексной услуги.
Сопутствующая (детальная) заявка – заявка на сопутствующую услугу, имеющая «родителя» – комплексную заявку.

Создание и настройка карточки услуги

Предварительные требования, не относящиеся к работе с БД «Услуги».
1. Услуга должна быть заведена в 1С.
2. Услуга должна быть выгружена в промежуточную «шину данных» – БД «Товары и услуги» (выгрузка данных осуществляется в автоматическом режиме ежедневно).
Порядок действий по созданию и настройке карточки услуги.
1. Открыть вид «Услуги → по разделам» (рисунок 2).
Вид "Услуги -> по разделам"
268 × 59 пикс.     Открыть в новом окне Вид "Услуги -> по разделам"
2. Нажать кнопку «Получить из БД «Услуги» (рисунок 3).
Кнопка - Получить из БД "Услуги"
473 × 103 пикс.     Открыть в новом окне Кнопка - Получить из БД "Услуги"
3. В открывшемся окне выбрать услугу или услуги, которые требуется завести в данной БД и нажать «ОК» (рисунок 4).
Список услуг
754 × 487 пикс.     Открыть в новом окне Список услуг
4. После выполнения действий, указанных выше, в БД будут созданы не повторяющиеся карточки услуг (если была выбрана услуга, которая уже заведена в БД, то добавление услуги не произойдёт). Если в карточке услуги еще нет настроек, то на основании этой услуги пока нельзя создать заявку.
5. В открытой карточке услуги необходимо выбрать или заполнить вручную раздел (или разделы через запятую), в которых нужно поместить карточку услуги на рисунках 5, 6 (разбиение по разделам – логическое, чтобы пользователю было легче ориентироваться в списке услуг).
Выбор раздела
727 × 345 пикс.     Открыть в новом окне Выбор раздела
Отображение выбранного раздела
1118 × 68 пикс.     Открыть в новом окне Отображение выбранного раздела
5.1 Количество по факту выполнения.